W dzisiejszych czasach dbałość o dobrostan pracowników stała się priorytetem, a zapewnienie im dostępu do zdrowych przekąsek, takich jak te, które oferuje DailySnacks.pl, jest jednym z najprostszych sposobów na podniesienie morale i efektywności. Pojawia się jednak kluczowe pytanie dla każdego zarządzającego budżetem: Czy inwestycja w batony, orzechy i owoce może być ujęta w koszty firmowe?
Mamy dobrą wiadomość! Chociaż kwestie podatkowe są często złożone, istnieje merytoryczna podstawa, by włączyć wydatki na żywność do kosztów uzyskania przychodu (KUP).
Podstawowa zasada: Związek z Przychodem
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (i analogicznie w PIT), kosztem uzyskania przychodu są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Klucz do interpretacji leży w udowodnieniu, że zakup zdrowych przekąsek jest nierozerwalnie związany z poprawą efektywności i motywacji pracowników, a tym samym — pośrednio — z generowaniem przychodów firmy.
Przekąski a koszty ogólne (KUP)
Wydatki na ogólnodostępne i podstawowe artykuły spożywcze przeznaczone do bieżącego spożycia przez pracowników (takie jak kawa, herbata, woda, a także zdrowe przekąski o charakterze energetycznym i wspierającym koncentrację) są najczęściej uznawane za element ogólnych kosztów funkcjonowania biura.
W tym kontekście, produkty polecane w naszym poprzednim artykule – jak Orzechy, Batony energetyczne (o dobrym, naturalnym składzie), czy Gotowe Owsianki – mogą być traktowane jako narzędzia pracy wspierające:
- Utrzymanie koncentracji: Stabilny poziom cukru we krwi dzięki złożonym węglowodanom (np. z owsianek i batonów) zapobiega spadkom energii w środku dnia.
- Zapobieganie przerwom w pracy: Dostępność przekąsek na miejscu minimalizuje czas spędzany na poszukiwaniu jedzenia poza biurem.
- Wspieranie zdrowia: Inwestycja w zdrowe opcje (np. orzechy, suszone owoce) pokazuje troskę o pracownika, co buduje lojalność i pozytywny wizerunek pracodawcy.
Ważne rozróżnienie: Poczęstunek vs. Reprezentacja
Organy podatkowe są bardzo wrażliwe na wydatki kwalifikowane jako reprezentacja.
- REPREZENTACJA (NIE KUP): To wydatki na wykreowanie lub utrwalenie pozytywnego wizerunku firmy na zewnątrz, np. ekskluzywne posiłki dla kontrahentów, drogie alkohole, czy wystawne bankiety. Takie koszty są wyłączone z KUP.
- POCZĘSTUNEK DLA PRACOWNIKÓW (KUP): To codzienne, zwyczajowe wydatki na zaspokojenie bieżących potrzeb pracowników w miejscu pracy. Zdrowe przekąski dla załogi, udostępnione w kuchni biurowej, idealnie wpisują się w tę kategorię.
Kluczowa Interpretacja: Wydatki na przekąski dla wewnętrznego użytku, przeznaczone dla pracowników, są traktowane inaczej niż te serwowane partnerom biznesowym. Dostarczanie zdrowych, energetycznych przekąsek pracownikom jest uznawane za dbałość o warunki pracy, a nie o reprezentację.
Przykład z praktyki – odliczanie przekąsek od kosztów uzyskania przychodu
Załóżmy, że firma zamawia co tydzień Zestaw przekąsek BASIC od DailySnacks.pl, zawierający:
- Opakowania z orzechami i bakaliami (źródło zdrowych tłuszczy, które wspierają mózg).
- Naturalne batony energetyczne (szybki, ale zdrowy zastrzyk energii).
- Owsianki i musli (długotrwała energia z błonnika).
Wartość tych produktów jest dokumentowana fakturą, a ich przeznaczenie jest ściśle określone – mają służyć do podtrzymania efektywności zespołu. W takiej sytuacji, mając na uwadze szereg pozytywnych interpretacji indywidualnych oraz merytoryczne uzasadnienie, wydatki te stanowią koszt uzyskania przychodu.
Zobacz naszą infografikę – Jak rozliczyć przekąski dla pracowników?
Podsumowanie i zalecenia
Inwestując w zdrowe przekąski od DailySnacks.pl, inwestujesz w produktywność, mniejsze zmęczenie i lepsze samopoczucie Twojego zespołu. Z podatkowego punktu widzenia, kluczowe jest:
- Przeznaczenie: Przekąski muszą być przeznaczone dla pracowników, a ich dostępność powinna być powszechna i wynikać z ogólnych zasad funkcjonowania biura (a nie z okazji specjalnych).
- Uzasadnienie: Uzasadnij wewnętrznie, że wydatki mają na celu poprawę warunków pracy i efektywności.
- Dokumentacja: Zbieraj faktury i przechowuj je, aby w razie kontroli móc udowodnić cel ich zakupu.
Wniosek: Jako Office Manager, masz narzędzie, które jednocześnie wspiera zdrowie pracowników i optymalizuje koszty operacyjne firmy. Wybierając zdrowe, wysokiej jakości przekąski, robisz krok w kierunku stworzenia biura, w którym energia i koncentracja są na najwyższym poziomie.
Źródła i Interpretacje Prawne
- Interpretacja Indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 lipca 2017 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.59.2017.2.BK (potwierdzająca możliwość zaliczenia wydatków na ogólnodostępne posiłki i przekąski dla pracowników do KUP).
- Kwestia reprezentacji a KUP – Szerzej na temat rozróżnienia między poczęstunkiem a reprezentacją: iFirma.pl – Przekąski dla pracowników a koszty uzyskania przychodu.
